In den vergangenen zwei Monaten haben unsere Spezialisten mit Werksleitern, Produktionsverantwortlichen und Produktionsplanern aus verschiedenen Fertigungsbranchen gesprochen. Obwohl Produkte, Fabrikstrukturen und ERP-Landschaften sehr unterschiedlich waren, tauchten in Gespräch nach Gespräch dieselben Herausforderungen auf.

Die folgende Situation setzt sich aus vielen dieser Gespräche zusammen. Für zahlreiche Produktionsverantwortliche dürfte das Szenario unangenehm vertraut wirken.

Wenn die Produktion von einer einzigen Person abhängt

Es ist Donnerstagmorgen. Zwei Mitarbeitende haben sich für die Frühschicht krankgemeldet. Die Lieferung eines Zulieferers verspätet sich. Über Nacht ist ein Eilauftrag eingegangen, und der Vertrieb hat dem Kunden bereits einen Liefertermin zugesagt. Der Schichtleiter läuft mit einem ausgedruckten Produktionsplan in der einen Hand und dem Excel-Export vom Vortag in der anderen durch die Fertigung und versucht herauszufinden, welche Aufträge noch produziert werden können und welche verschoben werden müssen.

Das ERP-System kennt die Aufträge. Die Maschinenplanung kennt die verfügbaren Kapazitäten. Die Personalabteilung verwaltet die Abwesenheiten in einem anderen System. Niemand sieht das vollständige Bild gleichzeitig. Und nun muss das Werk mit zwei Mitarbeitenden weniger, einer verspäteten Lieferung und einem zusätzlichen Eilauftrag zurechtkommen. Alle Beteiligten erledigen ihre Arbeit bestmöglich – und dennoch wird zunehmend klar, dass einige Aufträge nicht termingerecht ausgeliefert werden.

Die eigentliche Erkenntnis dahinter: Wenn der Produktionsplan vor allem im Kopf einer einzelnen Person existiert, wird die Fabrik verwundbar, sobald diese Person nicht mehr in der Lage ist, den gesamten Shopfloor zu überblicken und zu koordinieren.

Der Dominoeffekt

Werksleiter kennen diese Situation nur zu gut. Nicht weil ihre Systeme veraltet wären oder die Teams etwas falsch machen. Sondern weil sich Produktionsplanung stündlich verändern kann. Ein Maschinenstillstand, ein fehlender Mitarbeiter oder eine verspätete Materiallieferung reichen aus, um alles nachgelagerte durcheinanderzubringen.

Ein Operations Manager aus der Spezialchemiebranche beschrieb es während unserer Interviews so: „Fällt ein Dominostein um, müssen 25 weitere neu aufgestellt werden, bevor die Kette wieder steht.“

Diese Aussage blieb hängen, weil jeder sofort verstand, was gemeint war – nicht als Ausnahmefall, sondern als ganz normaler Produktionsalltag.

Excel und „bessere Excel-Lösungen“

Die vorhandenen Systeme lösen meist einen Teil des Problems. ERP-Systeme kennen Aufträge und Materialien. APS-Lösungen optimieren Maschinenbelegungen. Und Excel schließt die verbleibenden Lücken, weil es schnell, flexibel und allen Beteiligten vertraut ist.

Doch zwischen all diesen Systemen bleibt dieselbe Lücke bestehen: die Menschen.

Eine Maschine kann laut Planung um 08:00 Uhr verfügbar sein. Im System wird freie Kapazität angezeigt. Wenn jedoch zwei qualifizierte Bediener fehlen, kann die Linie nicht wie geplant betrieben werden. Viele Planungslösungen behandeln die Verfügbarkeit von Personal noch immer als separates Thema statt als festen Bestandteil der Produktionsplanung.

Genau diese Lücke zeigte sich in jedem einzelnen Gespräch unserer Recherche.

Ein Werksleiter bezeichnete seine aktuelle Planungssoftware als „ein besseres Excel“. Ein anderer erklärte, das System könne zwar Maschinen einplanen, aber keine Mitarbeitenden – für ihn ein „enormer Nachteil“.

Diese Formulierungen sind aufschlussreich, weil sie widerspiegeln, wie solche Systeme auf dem Shopfloor wahrgenommen werden. Niemand, mit dem wir gesprochen haben, forderte die Vision einer vollständig autonomen Smart Factory oder einer selbststeuernden Planungsmaschine. Die meisten versuchten schlicht, durch die Woche zu kommen, ohne den Produktionsplan dreimal täglich neu erstellen zu müssen.

Was sie suchten, war Transparenz. Antworten auf Fragen, die viel zu oft gestellt werden müssen:

• Wenn ein Auftrag verschoben wird, welche weiteren Aufträge sind betroffen?

• Welche Arbeitsplatzgruppen leiden unter einer verspäteten Zulieferung?

• Passt die heute verfügbare Schichtbesetzung tatsächlich zur geplanten Arbeitslast?

• Und wer außer dem erfahrensten Produktionsplaner erkennt diese Zusammenhänge rechtzeitig genug, um reagieren zu können?

Gerade dieser letzte Punkt wurde immer wieder angesprochen. In einem Werk hatte ein langjähriger Planungsverantwortlicher die Produktionsplanung mehrerer Wochen praktisch auswendig im Kopf. Kolleginnen und Kollegen riefen ihn sogar außerhalb der Arbeitszeiten an, weil nur er genau verstand, wie sämtliche Abhängigkeiten zusammenwirkten. Als er in den Ruhestand ging, verschwand mit ihm ein großer Teil der Planungslogik.

Diese Form der Abhängigkeit ist vermutlich weiter verbreitet, als viele Unternehmen zugeben würden.

Zahlreiche kleine und mittlere Produktionsunternehmen verlassen sich täglich auf erfahrene Mitarbeitende, um fragmentierte Systemlandschaften auszugleichen. Die Produktionsplanung wird zur Verhandlung zwischen ERP-Daten, Tabellenkalkulationen, Personalverfügbarkeit und Kundendruck. Genau deshalb verschwindet Excel bis heute nicht aus der Produktion.

Keiner der Interviewpartner betrachtete Excel als Problem. Die meisten beschrieben es ganz pragmatisch: als Schatten-System, das Planung flexibel hält, wenn Veränderungen schneller auftreten, als die offizielle Software darauf reagieren kann. Genau deshalb stehen neue Planungslösungen vor einer besonderen Herausforderung.

Fabriken suchen heute nicht nach dem nächsten großen Transformationsprogramm. Die wenigsten verfügen über freie Teams für umfangreiche Implementierungen. Manche Standorte werden intern von einer einzigen IT-Fachkraft betreut. Andere kämpfen noch immer mit ERP-Projekten, die vor Jahren begonnen haben.

Der eigentliche Druck entsteht an anderer Stelle. Die Produktionsverantwortlichen, mit denen wir gesprochen haben, sprachen deutlich häufiger über den Stress permanenter Neuplanung als über digitale Transformation.

Ein Operations Manager bezeichnete Stress sogar als „das A und O der Produktion“. Ein anderer beschrieb die Produktionsplanung als täglichen Feuerwehreinsatz. Die größte Herausforderung sei nicht, den ursprünglichen Produktionsplan zu erstellen, sondern ihn ständig an die Realität anzupassen.

Traditionelle APS-Systeme basieren häufig auf vergleichsweise stabilen Rahmenbedingungen. Reale Fabriken bleiben jedoch selten lange stabil. Mitarbeitende melden sich krank, Materiallieferungen verspäten sich, Kunden ändern Prioritäten und Maschinen fallen unerwartet aus. Jeder dieser Vorfälle kann dazu führen, dass die Planung praktisch von vorne beginnt. Und die Planer koordinieren die Änderungen anschließend manuell zwischen Systemen, die nie vollständig miteinander verbunden waren.

Genau dieses Problem adressiert das Production Planning Dashboard.

Das Production Planning Dashboard – gemeinsame Planung und transparente Entscheidungen

Das Production Planning Dashboard ist eine Produktionsplanungs-Lösung für kleine und mittlere Fertigungsunternehmen, die Maschinen, Mitarbeitende und Aufträge gemeinsam statt getrennt planen wollen.

Die Lösung baut auf bestehenden Systemen auf und schafft einen gemeinsamen Produktionsplan, auf den das gesamte Produktionsteam zugreifen kann. Treten Störungen oder Abweichungen auf, schlägt das System Anpassungen vor, während die finale Entscheidung weiterhin beim Produktionsplaner bleibt.

Das eigentliche Problem liegt nicht in fehlenden Daten. Es liegt in mangelnder Transparenz und Koordination – verursacht durch isolierte Informationsquellen, Kettenreaktionen infolge mangelnder Flexibilität oder Werkzeuge, die jeweils nur einen Teil des Gesamtbildes zeigen.

Die Antwort darauf ist ein gemeinsamer Produktionsplan, der Maschinen, Menschen und Aufträge gleichermaßen berücksichtigt.