Wenn der Produktionsplaner ausfällt – wer hält dann den Plan zusammen?
Und wie können Produktionsleiter ihre Lieferzusagen absichern? Ein guter Anfang ist es, Systeme, Maschinen und Mitarbeitende so miteinander zu vernetzen, dass das Ausscheiden eines Planers nicht zum Ausfallrisiko wird.
Im Rahmen einer Reihe von Interviews mit Führungskräften aus der Fertigungsindustrie erzählte uns ein Operations Manager aus der Sicherheits- und Dokumentenpapierbranche von einer Situation, die er selbst erlebt hatte. In seinem Werk gab es einen leitenden Produktionsplaner, den man morgens um drei Uhr anrufen konnte – und er hätte den Produktionsplan der nächsten vier Wochen aus dem Gedächtnis aufgesagt. Fiel eine Maschine aus, lieferte ein Zulieferer verspätet oder änderte ein Kunde seine Prioritäten, wusste er sofort, welche Aufträge verschoben werden mussten und welche unverändert bleiben konnten.
Dann ging er in den Ruhestand.
Es ging nicht plötzlich alles schief. Die Systeme liefen weiter, die Tabellen lagen weiterhin auf dem gemeinsamen Laufwerk, und die Maschinen starteten auch am Montagmorgen wie gewohnt. Was das Unternehmen jedoch verlor, war die eine Person, die wusste, wie all diese Einzelteile zusammenhingen. Plötzlich wurde deutlich, dass es einen Single Point of Failure gab – und dieser war ein Mensch.
Das wirft eine unangenehme Frage auf: Wenn diese Person in Rente geht, krank wird oder einfach eine Woche Urlaub nimmt – wer hält dann den Plan zusammen?
In den vergangenen Monaten begegnete uns diese Frage immer wieder, wenn auch in unterschiedlichen Formen. Genau daraus entstand die Idee für das Production Planning Dashboard: eine gemeinsame Sicht auf die Produktionsplanung, die nicht verschwindet, sobald eine Person das Werk verlässt, und die dabei hilft, Lieferzusagen zuverlässig einzuhalten.
Woher kommen die Daten?
Die meisten Fabriken verfügen bereits über die notwendigen Daten – und über die Systeme, die sie erfassen. Der Arbeitstag eines Produktionsplaners beginnt oft gleich: Auftragsdaten nach Excel exportieren, bereinigen, neu strukturieren und den Plan vom Vortag manuell aktualisieren.
Dabei enthält die Datei bereits den Großteil der Informationen, die für die Tagesplanung erforderlich sind: Aufträge, Arbeitspläne, Materialien und Liefertermine. Der Unterschied besteht lediglich darin, dass der Planer diese Arbeit nicht mehr manuell durchführen muss.
Dasselbe gilt für viele weitere Informationen, die im Werk bereits vorhanden sind. Schichtpläne existieren. Abwesenheiten werden irgendwo dokumentiert. Informationen zum Maschinenstatus liegen ebenfalls vor – sei es über Maschinensignale, bestehende Systeme oder manuelle Rückmeldungen.
Das Ziel der Integration eines Production Planning Dashboards besteht darin, diese vorhandenen Informationen an einem Ort sichtbar zu machen – ohne große Eingriffe in die bestehende Landschaft und ohne zusätzliche Hardware.
Den meisten Werken fehlen Kapazitäten und Budgets für umfangreiche Einführungsprojekte. In unseren Gesprächen berichteten mehrere Manager, dass ganze Standorte von nur einer einzigen IT-Fachkraft betreut werden. Andere arbeiteten noch immer an ERP-Projekten, die bereits Jahre zuvor gestartet waren.
Von außen betrachtet mag es einfach erscheinen, zunächst alles neu zu strukturieren. Doch während ein solches Projekt läuft, müssen weiterhin Aufträge ausgeliefert werden. Deshalb muss der Mehrwert schnell sichtbar werden – und mit möglichst wenig organisatorischem Aufwand.
Was verändert sich tatsächlich in der Produktion?
Es ist Donnerstagmorgen. Um 8:00 Uhr fällt eine Maschine aus. Der Produktionsplaner erfährt zehn oder zwanzig Minuten später davon.
Dann beginnt die Neuplanung: zuerst Telefonate, anschließend stimmen sich Schichtleiter untereinander ab, danach werden Maschinenkapazitäten geprüft und die tatsächliche Personalverfügbarkeit kontrolliert. Am Ende sind drei verschiedene Tabellen gleichzeitig geöffnet. Irgendwann wird schließlich ein aktualisierter Plan als PDF verschickt.
„Wenn ein Dominostein fällt, müssen 25 weitere neu aufgestellt werden, bevor die Kette wieder funktioniert“, sagte uns ein Operations Manager aus der Spezialchemiebranche.
Das erste Problem erkennen alle sofort. Eine Maschine, die an einem Donnerstagmorgen plötzlich stillsteht, lässt sich kaum übersehen. Zeit kostet hingegen die Frage, welche Auswirkungen sich daraus als Nächstes ergeben.
Betrachten wir ein anderes Beispiel. Das zugehörige System zeigt, dass eine Maschine um 9:30 Uhr verfügbar ist. Im Produktionsplan erscheint freie Kapazität. Auf dem Papier gibt es also kein Problem. Doch noch vor Schichtbeginn haben sich zwei qualifizierte Mitarbeitende krankgemeldet.
Die Maschine ist frei – die Mitarbeitenden jedoch nicht.
Eine Planungssicht, die nur Maschinenkapazitäten berücksichtigt, aber nicht die tatsächliche Verfügbarkeit der Bediener, zeigt lediglich die halbe Realität. Werden beide Perspektiven zusammengeführt, erkennt der Planer die tatsächlichen Handlungsoptionen und deren Konsequenzen: den Auftrag verschieben, auf eine andere Arbeitsplatzgruppe verlagern oder frühzeitig kommunizieren, dass ein Liefertermin gefährdet ist.
Entscheidend dabei: Der Planer bleibt derjenige, der die Entscheidung trifft. Das System schlägt Alternativen vor. Der Planer entscheidet, ob diese umgesetzt werden. In der Produktion ändert sich nichts, bevor ein Mensch die Freigabe erteilt.
Dieses Prinzip begegnete uns in nahezu allen Interviews. Die Verantwortlichen waren offen für Empfehlungen und Vorschläge. Die Verantwortung für Produktionsentscheidungen wollten sie jedoch nicht abgeben – und das sollten sie auch nicht.
Ziel ist es, den Produktionsplaner von stundenlanger Informationssuche zu entlasten, bevor er letztlich dieselbe Entscheidung trifft, die er ohnehin getroffen hätte.
Welchen Nutzen hat das übrige Team?
Ein Planungs-Dashboard unterstützt nicht nur die Produktionsplanung selbst. Sobald der Produktionsplan für alle sichtbar wird, profitiert das gesamte Team davon.
Der Schichtleiter verbringt weniger Zeit damit, aktuellen Informationen hinterherzulaufen, weil er alles auf einem einzigen Bildschirm sehen kann. Neue Mitarbeitende verstehen die Prioritäten des Tages, ohne drei verschiedene Personen fragen zu müssen. Und der Produktionsleiter kann Kundenfragen zum Status eines Auftrags beantworten, ohne mehrere Systeme und Tabellen prüfen zu müssen.
Vor allem aber wird Wissen geteilt, statt bei Einzelpersonen konzentriert zu bleiben.
Der Produktionsplan hängt nicht länger von einem erfahrenen Planer ab, der Wochen an Produktionslogik im Kopf mit sich trägt. Das Fachwissen bleibt dort, wo es hingehört: bei den Menschen, die die Fabrik am besten kennen. Schichtleiter und Planer arbeiten von Anfang an mit denselben Daten. Produktionsverantwortliche können den Fortschritt in Echtzeit über ein einziges Dashboard verfolgen. Und wenn sich jemand krankmeldet, sehen alle dieselbe Veränderung gleichzeitig – statt sie nach und nach über verschiedene Gespräche zu erfahren.
Das gesamte Team hält den Betrieb am Laufen und sichert Lieferzusagen – wenn Maschinen, Systeme und Mitarbeitende miteinander verbunden sind
Die Daten sind bereits vorhanden. Die Werke kennen ihre Aufträge, ihre Maschinenkapazitäten, ihre Schichtpläne und wissen, wer sich morgens krankgemeldet hat. Auch das notwendige Erfahrungswissen ist vorhanden.
Die entscheidende Frage lautet: Können die Menschen, die handeln müssen, zur gleichen Zeit dasselbe Gesamtbild sehen?
Solange die Planung in Tabellen, ERP-Exporten und im Erfahrungswissen eines einzelnen Planers lebt, bleibt die Fabrik von der Person abhängig, die all diese Informationen zusammenführt. Wird der Produktionsplan hingegen selbst sichtbar – statt im Kopf einer Einzelperson verborgen zu sein –, kann sich das gesamte Team auf seine Aufgaben konzentrieren, ohne befürchten zu müssen, dass ein Auftrag drei Prozessschritte später ins Stocken gerät.
Genau darauf haben wir das Production Planning Dashboard ausgerichtet: sicherzustellen, dass bei einer Veränderung um 08:00 Uhr alle Beteiligten spätestens um 08:15 Uhr wissen, was zu tun ist.
