VERHALTENSKODEX FÜR LIEFERANTEN
VERHALTENSKODEX FÜR LIEFERANTEN
Auf Grundlage der Konzernwerte in Bezug auf Geschäftsethik sowie soziale und ökologische Verantwortung verlangen die Unternehmen Accesa IT Systems S.R.L., Accesa IT Group GmbH und Accesa Managed Services SRL (nachfolgend gemeinsam als „Partner“ bezeichnet), dass der Lieferant die nachstehend aufgeführten Grundsätze einhält. Diese Grundsätze werden Bestandteil des zwischen den Parteien geschlossenen Vertrags (der „Vertrag“).
Der Lieferant hat sich nach besten Kräften dafür einzusetzen, diese Grundsätze in seiner gesamten Lieferkette umzusetzen.
Dieser Verhaltenskodex für Lieferanten ersetzt nicht die geltenden Gesetze und Vorschriften. Er soll deren Einhaltung fördern, respektieren und sicherstellen, dass sie wirksam und ordnungsgemäß umgesetzt werden.
Grundsätze
1. Einhaltung nationaler und europäischer Rechtsvorschriften
Zusätzlich zur Einhaltung der nachstehenden Bestimmungen gemäß den Abschnitten 1 bis 6 verpflichtet sich der Lieferant, sämtliche anwendbaren Gesetze, regulatorischen Anforderungen sowie die zwischen den Parteien vereinbarten vertraglichen Verpflichtungen einzuhalten. Dies umfasst – soweit anwendbar – auch den US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) sowie den UK Bribery Act.
Darüber hinaus hat der Lieferant sämtliche internationalen Handelssanktionen (einschließlich Embargos) einzuhalten. Hierzu zählen insbesondere Sanktionen, die auf Grundlage von Kapitel VII der Charta der Vereinten Nationen durch den Sicherheitsrat der Vereinten Nationen verhängt wurden, sowie sämtliche Sanktionen der Europäischen Union.
Der Lieferant verpflichtet seine Auftragnehmer und/oder Subunternehmer (nachfolgend gemeinsam als „Subunternehmer“ bezeichnet), die Grundsätze dieses Verhaltenskodex für Lieferanten einzuhalten, sofern diese an der Erbringung von Leistungen im Rahmen des Vertrags beteiligt sind.
Die Parteien vereinbaren, dass die Einhaltung dieses Verhaltenskodex für Lieferanten eine wesentliche vertragliche Verpflichtung im Rahmen des Vertrags darstellt.
Der Lieferant hat angemessene interne Kontrollmechanismen einzurichten, um Terrorismusfinanzierung und Verstöße gegen Sanktionsvorschriften zu verhindern.
2. Soziale Verantwortung
2.1 Vereinigungsfreiheit und Recht auf Kollektivverhandlungen
Der Lieferant soll international anerkannte Standards, insbesondere die Übereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO), umsetzen, soweit dies nicht gegen nationales Recht verstößt.
Er hat sicherzustellen, dass seine Mitarbeitenden und Vertreter, einschließlich Zeitarbeitskräften, ihre Anliegen im Zusammenhang mit ihren Arbeitsbedingungen innerhalb des Unternehmens offen äußern können.
2.2 Verantwortungsvolle Beschäftigungspraktiken
Kinderarbeit ist strikt verboten.
„Kinderarbeit“ bezeichnet die Definition gemäß Artikel 32 der UN-Kinderrechtskonvention (UNCRC).
Wird festgestellt, dass ein Kind auf dem Betriebsgelände des Lieferanten beschäftigt wird, hat der Lieferant unverzüglich Maßnahmen zu ergreifen, um die Situation im besten Interesse des Kindes zu korrigieren.
Der Lieferant untersagt strikt jede Form von Zwangsarbeit, Schuldknechtschaft, unfreiwilliger oder verpflichtender Arbeit, Sklaverei, Leibeigenschaft oder Menschenhandel.
Arbeitnehmende müssen die Möglichkeit haben, ihr Beschäftigungsverhältnis unter Einhaltung einer angemessenen Kündigungsfrist zu beenden.
Der Lieferant hat Prozesse zur Identifizierung, Bewertung und Minderung menschenrechtlicher Risiken innerhalb seiner Geschäftstätigkeit und Lieferkette einzurichten sowie regelmäßige Schulungen für Mitarbeitende bereitzustellen.
2.3 Vielfalt, Nichtdiskriminierung und Belästigung
Der Lieferant hat Diskriminierung aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Geschlecht, sexueller Orientierung, Sprache, Religion, politischer oder sonstiger Überzeugung, nationaler oder sozialer Herkunft, Vermögen, Geburt oder sonstigem Status zu untersagen und aktiv zu bekämpfen.
Darüber hinaus fördert der Lieferant Vielfalt, Chancengleichheit und Gleichbehandlung in Beschäftigung und Beruf.
Der Lieferant behandelt alle Mitarbeitenden mit Respekt und verzichtet auf körperliche Bestrafung, psychischen oder physischen Zwang sowie jede Form von Missbrauch, Belästigung oder die Androhung eines solchen Verhaltens.
Der Lieferant hat ausdrücklich sämtliche Formen von Belästigung zu untersagen, einschließlich sexueller Belästigung, sexuellem Missbrauch, Einschüchterung und Vergeltungsmaßnahmen, und angemessene Präventionsmaßnahmen umzusetzen.
Soweit gesetzlich vorgeschrieben, hat der Lieferant vertrauliche Meldemechanismen einzurichten.
2.4 Vergütung
Der Lieferant hat Vergütungen mindestens entsprechend den gesetzlichen Mindestlohnvorschriften des jeweiligen Landes zu zahlen.
Sofern keine entsprechenden gesetzlichen Regelungen bestehen, muss die Vergütung ausreichend sein, um die grundlegenden Lebensbedürfnisse zu decken (ILO C131 – Minimum Wage Fixing Convention).
Die Grundlagen der Vergütung sind den Beschäftigten rechtzeitig und transparent mitzuteilen.
2.5 Arbeitszeiten
Der Lieferant hat das Erholungsbedürfnis der Beschäftigten zu respektieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden Anspruch auf angemessenen bezahlten Urlaub haben.
Sofern keine nationalen gesetzlichen Vorgaben bestehen, gelten die Standards der ILO.
Arbeitszeiten einschließlich Überstunden müssen den geltenden lokalen Gesetzen entsprechen.
Der Lieferant hat angemessene Ruhezeiten sicherzustellen und Maßnahmen zu ergreifen, um übermäßige körperliche oder psychische Belastungen zu vermeiden.
2.6 Gesundheit und Sicherheit
Der Lieferant hat seinen Beschäftigten einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz bereitzustellen und wirksame Programme zur kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitsbedingungen umzusetzen.
Er hat Risiken bestmöglich zu kontrollieren und geeignete Vorsorgemaßnahmen zur Vermeidung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten zu treffen.
Der Lieferant hat regelmäßige und angemessene Schulungen bereitzustellen, damit Beschäftigte über Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen informiert sind.
Hierzu gehört auch die Bereitstellung geeigneter persönlicher Schutzausrüstung sowie die Einweisung in deren Nutzung.
Stellt der Lieferant Unterkünfte bereit, müssen diese sauber und sicher sein, die Grundbedürfnisse der Beschäftigten und gegebenenfalls ihrer Familien erfüllen und angemessene Lebensbedingungen gewährleisten.
Dem Lieferanten wird empfohlen, ein Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsystem auf Basis internationaler Standards wie ISO 45001 oder vergleichbarer Standards einzuführen.
Der Lieferant hat einen hygienischen Zugang zu Sanitäranlagen, Trinkwasser sowie Bereichen zur Lebensmittelzubereitung sicherzustellen.
Darüber hinaus hat der Lieferant klare Verfahren zur Meldung von Vorfällen, zur Erfassung von Verletzungen und zur Umsetzung von Korrekturmaßnahmen einzurichten.
3. Umweltverantwortung
3.1 Umweltschutz
Der Lieferant hat bei Umweltfragen (z. B. Klimawandel, Biodiversität usw.) einen vorsorgenden Ansatz zu verfolgen, Initiativen zur Förderung größerer Umweltverantwortung zu unterstützen und die Entwicklung sowie Nutzung umweltfreundlicher Technologien zu fördern.
Der Lieferant hat im Einklang mit relevanten lokalen sowie international anerkannten Umweltstandards und den geltenden gesetzlichen Vorschriften zu handeln. Dabei ist stets der jeweils höhere Standard anzuwenden.
Der Lieferant hat seine Umweltauswirkungen zu minimieren und Maßnahmen zur Vermeidung von Umweltverschmutzung sowie zum Schutz der Umwelt umzusetzen. Insbesondere hat der Lieferant Luftschadstoffemissionen, Energieverbrauch und CO₂-Emissionen zu minimieren beziehungsweise deren Entstehung nach Möglichkeit zu vermeiden.
Insbesondere soll der Lieferant Produkte und Dienstleistungen entwickeln, die über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg einen geringen Energieverbrauch aufweisen und zur Reduzierung von CO₂-Emissionen beitragen.
Der Lieferant hat alle erforderlichen Genehmigungen einzuholen und einzuhalten und sollte ein Umweltmanagementsystem auf Basis internationaler Standards wie ISO 14001 oder vergleichbarer Standards implementieren.
Der Lieferant hat den sicheren Umgang mit Gefahrstoffen sowie deren Lagerung und Entsorgung sicherzustellen und Wiederverwendung sowie Recycling zu fördern.
3.2 Natürliche Ressourcen und Abfallmanagement
Der Lieferant hat den Einsatz von Materialien und Ressourcen, einschließlich Wasser, bei der Beschaffung oder Herstellung von Waren auf das notwendige Maß zu beschränken, um die Umweltbelastung zu minimieren.
Der Lieferant wird dazu angehalten, die Herkunft von Konfliktmineralien nachzuverfolgen, Transparenz innerhalb seiner Lieferkette zu fördern und entsprechende Maßnahmen hierfür einzuführen.
Der Einsatz seltener Ressourcen soll, soweit möglich, reduziert oder vermieden werden.
Die bei sämtlichen Tätigkeiten anfallenden Abfälle sind zu identifizieren, zu überwachen und ordnungsgemäß zu verwalten. Der Lieferant hat sich um eine kontinuierliche Reduzierung von Abfällen zu bemühen.
Die Behandlung und Entsorgung von Abfällen hat im Einklang mit den geltenden Umweltvorschriften zu erfolgen.
4. Verbotene Geschäftspraktiken
4.1 Korruptionsbekämpfung
Der Lieferant hat jede Form von Korruption sowie Handlungen zu unterlassen, die als Korruption ausgelegt werden könnten.
Der Lieferant darf nationalen oder internationalen Amtsträgern sowie Entscheidungsträgern im privaten Sektor keine unzulässigen Vorteile anbieten, versprechen oder gewähren, um eine bevorzugte Behandlung oder eine günstige Entscheidung zu erlangen. Dies gilt gleichermaßen für Spenden, Geschenke oder Einladungen zu Geschäftsessen und Veranstaltungen.
Der Lieferant darf sich keine Vorteile versprechen oder anbieten lassen und solche Vorteile nicht annehmen, wenn dadurch der Eindruck entstehen kann oder soll, dass geschäftliche Entscheidungen beeinflusst werden können.
Ebenso darf der Lieferant keine Vorteile fordern.
Der Lieferant hat Interessenkonflikte zu vermeiden, die Korruptionsrisiken begründen könnten. Ist der Lieferant gleichzeitig Kunde, darf er daraus keine unzulässigen Vorteile ziehen und hat Beschaffungs- und Vertriebsaktivitäten voneinander zu trennen.
Der Lieferant verpflichtet sich und verpflichtet seine Geschäftsführer, leitenden Angestellten, Mitarbeitenden, Lieferanten, verbundenen Unternehmen, Subunternehmer sowie deren jeweilige Vertreter (nachfolgend gemeinsam die „Dritten“), die Bestimmungen dieses Abschnitts einzuhalten und durch geeignete Maßnahmen ein wirksames Compliance-System einzuführen und aufrechtzuerhalten, das sicherstellt, dass:
(i) die an der Vertragserfüllung beteiligten Dritten diese Bestimmungen einhalten; und
(ii) sämtliche von Dritten zur Vertragserfüllung eingesetzten Mittel diesen Bestimmungen entsprechen.
Zur Sicherstellung der Einhaltung dieser Bestimmungen während der Vertragslaufzeit hat der Lieferant auf Anfrage sämtliche Nachweise vorzulegen, die zur Überprüfung der Einhaltung erforderlich sind.
Der Lieferant hat den Partner unverzüglich zu informieren, sobald er Kenntnis davon erlangt oder Grund zu der Annahme hat, dass er selbst oder ein Dritter gegen diese Bestimmungen verstoßen hat. Gleichzeitig sind die ergriffenen Korrekturmaßnahmen zur Wiederherstellung der Compliance offenzulegen.
Ein wesentlicher Verstoß gegen diese Bestimmungen kann entsprechend den vertraglichen Regelungen ein Kündigungsrecht begründen.
Der Lieferant sollte ein ABAC-Managementsystem (Anti-Bribery and Anti-Corruption) auf Basis internationaler Standards wie ISO 37001 oder vergleichbarer Standards implementieren.
Der Lieferant hat Richtlinien für Geschenke, Bewirtungen, Spenden und Einladungen einzuführen, um sicherzustellen, dass diese rechtmäßig, angemessen und transparent erfolgen.
4.2 Wettbewerb
Der Lieferant hat die Grundsätze des freien und fairen Wettbewerbs in sämtlichen Geschäftsbeziehungen einzuhalten und darf nicht gegen Wettbewerbs- oder Kartellvorschriften verstoßen.
4.3 Sponsoring
Sämtliche Sponsoringmaßnahmen des Lieferanten müssen den jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften entsprechen.
4.4 Politische Zuwendungen
Der Lieferant darf politischen Parteien keine Geldspenden oder sonstigen finanziellen Vorteile gewähren, sofern dies nicht ausdrücklich gesetzlich zulässig ist.
4.5 Geldwäsche
Der Lieferant hat alle erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um Geldwäsche innerhalb seines Einflussbereichs zu verhindern.
4.6 Informationssicherheit und Datenschutz
Der Lieferant hat sämtliche geltenden Datenschutz- und Privatsphärebestimmungen einzuhalten, einschließlich – soweit anwendbar – der **Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“) sowie aller im Vertrag festgelegten Datenschutz- und Informationssicherheitsanforderungen.
Verarbeitet der Lieferant personenbezogene Daten im Auftrag von Accesa, schließen die Parteien eine gesonderte Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Data Processing Agreement – DPA) ab, sofern dies gesetzlich erforderlich ist.
Bis zum Abschluss einer solchen Vereinbarung darf der Lieferant personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisungen von Accesa verarbeiten, angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen umsetzen, die Vertraulichkeit autorisierter Personen sicherstellen und Accesa unverzüglich über jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten informieren.
Nach Beendigung des Vertrags hat der Lieferant personenbezogene Daten nach Wahl von Accesa und vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten entweder zurückzugeben oder sicher zu löschen.
5. Überwachung und Audits
Zur Sicherstellung der Einhaltung der in diesem Verhaltenskodex für Lieferanten festgelegten Grundsätze während der Vertragslaufzeit hat der Lieferant auf Anfrage sämtliche Nachweise vorzulegen, die zur Überprüfung der Einhaltung erforderlich sind.
Darüber hinaus hat der Lieferant den Partner unverzüglich zu informieren, sobald er Kenntnis davon erlangt oder Grund zu der Annahme hat, dass er selbst oder einer seiner Subunternehmer gegen die Grundsätze verstoßen hat. Gleichzeitig sind die ergriffenen Korrekturmaßnahmen offenzulegen.
Accesa behält sich das Recht vor, Korrekturmaßnahmenpläne mit verbindlichen Fristen zu verlangen und die Vertragsbeziehung bei wesentlichen oder wiederholten Verstößen auszusetzen oder zu beenden.
Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten des Unternehmens werden ermutigt, Verstöße, Verdachtsfälle rechtswidrigen Verhaltens oder schwerwiegende Unregelmäßigkeiten beziehungsweise Unterlassungen im Zusammenhang mit dem Verhaltenskodex über die dafür vorgesehene Meldeplattform zu melden.