Den Vertrieb von Industrieanlagen durch Automatisierung und digitale Arbeitskräfte vorantreiben

KONTEXT UND PROBLEMSTELLUNG

Unser Partner, ein Hersteller von Industrieanlagen in einem Umfeld mit hochgradig konfigurierbaren Produkten, war mit langen Angebotszyklen, uneinheitlichen Empfehlungen und einer starken Abhängigkeit von wenigen verfügbaren Experten konfrontiert. Dies schränkte die Skalierbarkeit und Reaktionsfähigkeit des Vertriebs ein.

Wir entwickelten eine intelligente Guided-Selling-Lösung, die internes Wissen und unstrukturierte Daten nutzt, um die Produktkonfiguration und Produktempfehlungen zu automatisieren.

Dadurch konnten wochenlange Angebotszyklen durch Empfehlungen nahezu in Echtzeit ersetzt und die Genauigkeit, Skalierbarkeit und Vertriebseffizienz deutlich verbessert werden.

ZAHLEN UND FAKTEN

Die Lösung verkürzte den Angebotszyklus von rund zwei Wochen auf etwa 30 Sekunden – eine Reduzierung der Wartezeit um mehr als 99 %. Dadurch wurden die Reaktionsfähigkeit und die Kundeninteraktion erheblich verbessert. Gleichzeitig stieg die Genauigkeit der Empfehlungen im ersten Anlauf auf 80–90 %, wodurch wiederholte Tests und Nacharbeiten reduziert werden konnten.

Die Anzahl der bearbeiteten Angebote erhöhte sich ohne zusätzliches Personal um 40–60 %. So können die Vertriebsaktivitäten skaliert werden, ohne dass die Ressourcen proportional aufgestockt werden müssen. Gleichzeitig wurde der Aufwand für Experten und Dokumentation um bis zu 80 % reduziert, sodass spezialisierte Fachkräfte mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten haben.

Über die betriebliche Effizienz hinaus liefert die Lösung Echtzeiterkenntnisse zur Kundennachfrage und unterstützt dadurch fundiertere Entscheidungen in den Bereichen Vertrieb, Marketing und Lieferkette.

GESCHÄFTLICHE HERAUSFORDERUNG UND WARUM ACCESA

Der Verkauf komplexer Industrieanlagen erfordert eine präzise Abstimmung der Kundenanforderungen mit der passenden Kombination aus Maschinen und Werkzeugen. In diesem Fall beruhte der Prozess in hohem Maße auf Expertenwissen, manuellen Analysen und physischen Tests. Dadurch war er sowohl zeitaufwendig als auch schwer skalierbar.

Die Erstellung einer einzelnen Empfehlung konnte bis zu zwei Wochen dauern, was vor allem auf die begrenzte Verfügbarkeit von Experten zurückzuführen war. Dennoch waren die Ergebnisse nicht immer beim ersten Versuch korrekt, sodass zusätzliche Testzyklen erforderlich waren. Sobald eine geeignete Konfiguration gefunden wurde, musste der Prozess manuell dokumentiert werden, was zu weiteren Verzögerungen führte.

Gleichzeitig war entscheidendes Wissen über verschiedene Teams und Systeme verteilt und häufig in unstrukturierten Formaten gespeichert. Dies erschwerte es, vorhandenes Fachwissen wiederzuverwenden, Entscheidungsprozesse zu standardisieren und einheitliche Ergebnisse über verschiedene Regionen und Teams hinweg sicherzustellen.

Unser Ziel war es, diesen Prozess in ein skalierbares, wissensbasiertes System zu überführen. Durch Automatisierung sollte internes Fachwissen erfasst und operativ nutzbar gemacht, die Abhängigkeit von manuellen Tätigkeiten reduziert und eine schnellere sowie zuverlässigere Angebotserstellung in einem stark umkämpften Markt ermöglicht werden.

LÖSUNG UND WIRKUNG

Die implementierte Lösung bietet intelligente Konfigurations- und Guided-Selling-Funktionen, die Wissensmanagement mit KI-gestützten Empfehlungen verbinden.

Das System analysiert die Kundenanforderungen und gleicht sie mit den am besten geeigneten Produktkonfigurationen ab. Innerhalb weniger Sekunden stellt es Empfehlungen und die dazugehörige Dokumentation bereit. Dadurch entfällt die zeitaufwendige manuelle Analyse und der Angebotserstellungsprozess wird erheblich beschleunigt.

Ein zentraler Bestandteil der Lösung ist die Strukturierung und Nutzung zuvor isolierter und unstrukturierter interner Daten. Durch die Zusammenführung dieses Wissens in einem zentralisierten System kann das Unternehmen sicherstellen, dass die Empfehlungen einheitlich, nachvollziehbar und auf bewährtem Fachwissen aufgebaut sind.

Die Plattform standardisiert außerdem die Dokumentations- und Entscheidungsprozesse, erhöht die Transparenz und erleichtert die Validierung der Empfehlungen. Dies reduziert nicht nur Fehler, sondern stärkt auch das Vertrauen in die erstellten Angebote.

Aus operativer Sicht verändert die Lösung die Rolle der Experten: Anstatt repetitive Aufgaben selbst auszuführen, überwachen und optimieren sie das System. Dadurch kann ihr Wissen im gesamten Unternehmen skaliert werden. Gleichzeitig können die Vertriebsteams schneller auf Kundenanfragen reagieren und so ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit steigern.

ANWENDBARKEIT UND AKTUELLER STAND

Die Plattform kann künftig durch die Integration zusätzlicher Datenquellen und fortschrittlicher Analysefunktionen weiterentwickelt werden. Dadurch lässt sich ihre Rolle als zentrales Entscheidungsinstrument für vertriebliche und operative Bereiche weiter stärken.

Der Ansatz eignet sich besonders für Unternehmen in Engineer-to-Order- oder Configure-to-Order-Umgebungen, in denen die Produktkomplexität und die Abhängigkeit von Experten zu Engpässen im Vertriebsprozess führen. Dies gilt insbesondere für Branchen wie den Industriemaschinenbau, Automatisierungssysteme und die Fertigung von Spezialausrüstung.

Durch die Umwandlung eines manuellen, expertenbasierten Prozesses in ein intelligentes, skalierbares System hat unser Partner die Geschwindigkeit, Genauigkeit und Effizienz der Produktkonfiguration und Angebotserstellung erheblich verbessert. Dieser Wandel ermöglicht schnellere Reaktionen auf Kundenanfragen, eine bessere Nutzung des internen Fachwissens und eine stärkere Wettbewerbsposition. Die Lösung erzielt bereits messbare Ergebnisse und kann auf weitere Regionen, Produktlinien und Geschäftsbereiche ausgeweitet werden.

Kommt es auch in Ihrem Unternehmen aufgrund des Mangels an Experten oder komplexer Vertriebsprozesse zu Engpässen? Dann vereinbaren Sie einen Termin mit uns und erfahren Sie, wie unsere Automatisierungskompetenz Ihre Prozesse effizienter gestalten kann.