Digitale Routinen und der Standard von morgen

Jeden Morgen beobachte ich auf dem Weg zur Arbeit das gleiche Bild, welches Ihnen bestimmt auch bekannt ist. Alle sitzen in der Bahn, im Bus oder im Flugzeug und starren auf ihr Lieblingskind – das Mobile Device. Diese beschränken sich inzwischen natürlich nicht nur auf das Handy oder Tablet, Dank kompakter Hardware zählen auch Uhren und Laptops dazu. Zu meinem Erschrecken ist selbst das Auto durch synchronisierte Technologie ein Teil dieser Geräte. In diesem neuen Alltag verbringen die meisten Menschen auch außerhalb ihrer Arbeit ständig Zeit mit Ihrem „Mobile Device“ und nutzen ihr Gerät als einfachen „Single Point of Information“, Multimedia-Mediathek und den Kalender als „digitales Gedächtnis“. Die heutige Norm der Kommunikation ist maßgeblich von Textnachrichten, Voice-Messages, lustigen GIFs, Bildern und Videos geprägt, die ganz natürlich, überall und zu jeder Zeit geteilt werden können.


Dieser neue Standard der einfachen und intuitiven Kommunikation durch das Mobile Device, ist nicht nur auf das Privatleben beschränkt, sondern hält auch immer mehr Einzug in Unternehmen. Vor allem deutsche Konzerne sollten sich bewusst sein, dass dieses Kommunikationsverhalten Ihre internen Geschäftsprozes

se, Arbeitskultur und –philosophie in den kommenden Jahren herausfordern wird. Neue Arbeitsmodelle und eine Generation, die eine andere Form der Kommunikation nicht kennt, setzt flexible Arbeitszeiten und ortsunabhängige Arbeitsweisen voraus, die nach individuellen Lösungen verlangen. Diese Neuerungen sind nicht länger den Googles und Start-Ups vorenthalten, sondern betreffen mittlerweile auch Branchen außerhalb der IT, wie die deutsche Maschinenbauindustrie, Elektronikhersteller oder auch die Automobilbranche.

Diese neue Erwartungshaltung einer effizienten, ortsungebundenen Zusammenarbeit sowie unkomplizierter Kommunikation stellt viele Firmen in traditionellen Industrien vor einen enormen Berg an Herausforderungen, Hürden und letztlich Aufgaben, welche nicht zur Kernkompetenz ihres Geschäftes gehören. Die Möglichkeit sich zurücklehnen und nichts zu tun besteht natürlich immer, wird man jedoch dann noch seinem innovativen Image gerecht? „Talent Attraction“ and „Go to Market“ basieren meiner Erfahrung nach auf Zusammenarbeit. Diese muss für internationale Unternehmen über Zeitzonen und Kulturen hinaus möglich gemacht werden. Genau an diesem Brennpunkt wird sich zeigen, wer die Herausforderung annimmt und die Chance auf Digitalisierung und „global Collaboration“ nutz oder im „zu schnellen Wandel der Welt“ eine Ausrede sucht.

Noch sind viele Firmen in ihren alten Mustern und „Legacy -Systems“ gefangen. Zudem kommt eine Vielzahl an verschiedenen Programmen, die historisch betrachtet bestimmt ihre Berechtigung haben. Doch stellen Sie sich die Frage: Wie würde es Ihren Mitarbeitenden mit 3 statt 15 Programmen gehen? Und wie

viel schneller könnten Sie neuen Mitarbeitenden 3 statt 15 Programme erklären?

Die Währung der Zukunft?

Aus Gesprächen mit IT- sowie HR-Abteilungen aus verschiedensten Unternehmen, ziehe ich die klare Schlussfolgerung, dass Zusammenarbeit, ein Wohlfühlklima für Mitarbeitende, als auch unkomplizierte Tools nicht nur von Arbeitnehmenden, sondern auch vom Markt gefordert werden. Grundlage dafür ist, im eigenen Arbeitsumfeld ähnlich intuitive und unkomplizierte Arbeitsweisen anzubieten, die von

privaten Apps, Tools und Software a la Instagram, Facebook oder DropBox bekannt sind. Schnell und unkompliziert Daten und Dokumente teilen, Feedback bekommen, entscheiden wem Sie folgen und Zugang zu den relevantesten Informationen.

Zieht man diese Punkte und neue Erwartungshaltung in Betracht, verwundert es mich nicht, dass neue Arbeitsstellen, die diese Kriterien nicht erfüllen von Bewerbenden abgelehnt werden, obwohl der Job finanziell attraktiv war. Ich kenne das aus meinem Alltag und auch dem meiner Kolleginnen und Kollegen. Dieser neue „Way of Working“ schafft den Freiraum sich die Arbeit eigenständig einzuteilen. Wir sind bereit an den verschiedensten Orten auch außerhalb der offiziellen Arbeitszeit noch Dinge zu erledigen und können im Gegenzug die Arbeit in die für uns produktivsten und kreativsten Zeiten legen bzw. diese an inspirierende Orte verlegen. Kernarbeitszeiten sind auch mit diesem Model möglich und Beispiele lassen hierzu sozialen Netzwerken vielfach finden.

Natürlich lässt sich diese Aussage nicht für alle Gruppen pauschalisieren.

Ein Beispiel, oder zwei

Schauen wir uns das ganze doch mal aus zwei unterschiedlichen Perspektiven an. Zuerst einen Arbeitsalltag, wie er noch bei vielen traditionellen deutschen Firmen zu finden ist.

7:30 Uhr — Der Wecker klingelt. Morgenroutine, schnell auf den Weg zu Arbeit machen. Die Gedanken kreisen schon ganz stark um „Was wird mich heute erwarten? Welche Punkte an? Mal schauen, ob ich das zeitlich heute unterbekomme! Hoffentlich verpasse ich meine internationalen Kollegen nicht, ich muss noch Aufgaben übergeben.“

8:30 Uhr — mal wieder Stau - 1h für die 15 Kilometer nach München.

9:30 Uhr — endlich im Büro angekommen ist keine Zeit für Kaffee, die Hälfte der morgendlichen Telefonkonferenz ist nämlich schon vorbei und alle warten auf meinen Bericht.

10:00 Uhr — Das Postfach ist voll und wird überflogen, das Wichtigste zu erst. Die halb-fertige PowerPoint, die zwei Excel-Dokumente und Kommunikations-Tools sind alle geöffnet und warten blinkend auf ihre Bearbeitung und Beantwortung. Wo ist eigentlich meine To-Do-List und mit wem sollte ich mich noch rücksprechen?

….

18:00 Uhr — Habe ich heute wirklich alles erledigt, was ich wollte? Blöd, dass ich nicht wusste, das ein Kollege am gleichen Projekt schon das Dokument hatte, an dem ich heute lange gearbeitet habe! Beim nächsten Mal stimmen wir uns besser ab!

Jetzt schauen wir uns das Ganze aus einer anderen Sicht an. In diesem Unternehmen hat bereits an Wandel stattgefunden und der Arbeitsplatz ist auf Zusammenarbeit und Selbstverwaltung ausgerichtet.

7:30 Uhr — der Wecker klingelt. Morgenroutine, mein mobiler Arbeitsplatz informiert mich direkt über die aktuellen Themen – das wichtigste auf einen Blick. Ich kann meinen KollegInnen schon weiterführende Aufgaben im „Planer“ zuweisen, sodass Sie wissen was heute ansteht, bevor ich überhaupt das Büro erreiche. Ich sehe gerade im Gruppenchat das meine internationalen Kollegen eine Frage zu dem Meeting gestern hatten, ich rufe sie direkt von zu Hause aus an, da ich gesehen habe er ist „online“ – wie im Chat-

Tool meiner Wahl im privaten Leben. Zudem kann ich ihm per “share Screen” zeigen, wo er alle Informationen findet. Jetzt kann er an dem Dokument arbeiten, an dem auch schon meine Kollegen zusammenarbeiten, jeder an seinem Kapitel.

8:00 Uhr — auf zum Office , klar Stau , aber meine Kollegen sind vorbereitet und wenn nicht, können Sie mich – unter Einhaltung der Verkehrsregeln, auf meinem Mobilen Client in die Konferenz dazu holen – es gibt noch Abstimmungsbedarf. Der Kollege notiert alle Informationen in einem gemeinsamen „Notizbuch“, welches ich mir bei Bedarf nochmal anschauen kann.

16:00 Uhr, die Kollegen aus den USA sind online und arbeiten an den Dokumenten welche am Vormittag in Zusammenarbeit, parallel – nicht sequentiell, entstanden sind. Kollege Müller aus Deutschland hat seinen Arbeitstag gesplittet. Vormittags 4 Stunden im Office und abends 4 Stunden von zu Hause aus mit den Kollegen zusammen. Durch den Mindset Wandel im beruflichen Umfeld konnten alle Parteien an unterschiedlichen Orten und Zeitzonen ihre Arbeit gemeinsam erledigen und das in einem Tool, welches alle ihre Bedürfnisse unterstützt und Daten bereit hält. Zu schön, um wahr zu sein…. heute nicht mehr.

Wie schön ist es, doch in dieser Welt zu leben in der ich mich selbst verwalten kann und meine Arbeitsweise so leben kann, dass sowohl mein Arbeitgeber als auch ich einen Benefit haben. Zu Hause angekommen, habe ich meine Arbeitszeit effektiv genutzt und konnte eventuell sogar noch das Abendessen mit meiner Familie genießen. Morgen kann ich dann die neuen Aufgaben von zu Hause aus erledigen, den Stau spare ich mir dann.

Mehr „Katzenvideos“

Meiner Meinung nach entstehen viele Sorgen dadurch das man oftmals nur Probleme sieht, anstatt die potentiellen Lösungen zu skizzieren und einen Weg dorthin zu finden. Der Weg zur Lösung ist doch bereits durch den gesellschaftlichen Hang zum social Networking geebnet. Wer kann sich denn heute noch eine Welt ohne Instant Messenger, Social Media Plattformen oder lustige Katzenvideo vorstellen. Allzu sehr habe ich das Gefühl, das diese Art und Weise des Austauschs auf der Arbeit nicht gewünscht ist. Natürlich reden wir am Arbeitsplatz nicht über Katzenvideos, aber z.B. über Dokumente, die ich nicht von jedem Einzelnen zuerst bearbeitet und dann später mühsam wieder zusammengeschustert werden sollten. Für fast jedes Arbeitsszenario in dem es um Austausch, Zusammenarbeit und Selbstorganisation geht, gibt es im privaten Leben ein Pendant, das mit wenigen Klicks auf dem Handy erledigt ist. Die Herausforderung der Arbeitswelt ist es diesen Perspektivwechsel zu schaffen und die eigenen Arbeitsweisen genau so einfach wie in der privaten Nutzung zu machen. Wenn dieser Schritt geschafft ist, steht der Umsetzung und dem Finden der passenden Tools nichts mehr im Wege.

Der Herrscherin über das Chaos

Wie kann diese schöne, schnelle und unkomplizierte Welt für mein Unternehmen Realität werden, fragen Sie sich? Es brauchst doch meist mehr als nur eine App um das Ganze erfolgreich zu lösen. Hier redet man schnell von aufwendigen IT-Systemen, Regeln, Betreuung, Training und zudem darf natürlich die Sicherheit der Firma und die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter nicht gefährdet werden!

Aus unserer Sicht lässt sich dieses Thema nur durch einen ganzheitlichen Ansatz lösen. Dabei spielt ihre IT-Abteilung natürlich eine Rolle, aber mit einer einfachen Implementierung und einem Rollout, ist es nicht

getan. Daher bieten wir unser MS Teams Newcomer Paket als integrierte Einführung von MS Teams in Ihrem Unternehmen an. Ernsthaft?! Noch eine Firma die Teams Einführungen anbieten? Bis jetzt haben Sie schon 8 Minuten in diesen Artikel investiert und scheinbar haben wir Ihre Aufmerksamkeit. Schenken Sie uns daher doch noch die restlichen 2 Minuten bis zum Ende.

Aus Projekten in z.B. der Elektronik- und Energieindustrie, haben wir unterschiedliche Kundenprofile betreut und wissen, dass zum Erfolg einer solchen Einführung neben Best-Practises und Blueprints auch Gespräche mit dem Betriebsrat essentiell sein können. Genau diese umfassende Bearbeitung führt zu einer Kommunikations- und Kollaborations-Plattform, die für alle Beteiligten ein positives Ergebnis bringt. Dabei sind liegen uns vor allem Ihre Mitarbeitenden, die Enduser, am Herzen. Wir wissen, dass nicht alle die gleiche Affinität für neue Technologien hat wie wir. Daher setzten es uns immer wieder auf Neue zum Ziel mit jeder Menge an Materialien, Kommunkationsplänen und Tranings alle Beteiligten zu erreichen.

Im Klartext bedeutet das für Sie MS Teams Erfolgs-Paket:

  • Ganzheitliche Beratung und gemeinsame Analyse- Workshops
  • Best-Practice-Ansatz zur Implementierung
  • Qualifizierte Leifäden zur effektiven Steuerung und Wartung
  • Workshops und Tutorials für tägliche Arbeitsabläufe & Schlüsselaufgaben
  • Personalisierter Bot zur Unterstützung von Teams Governance

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